Descubra quais são as vantagens do BPO Financeiro

Atualmente, o cenário dos negócios tem demandado cada vez mais especializações, ou seja, os próprios empreendedores necessitam de soluções que possam auxiliá-los, dando assim a oportunidade para este se dedicar ao núcleo do negócio – core business em inglês.

Se o negócio, apesar de ser pequeno, necessitar do empresário durante a noite e aos finais de semana e, este não tem um outro profissional para ajudá-lo, é preciso terceirizar a gestão dos processos.

Pensando nisso, o BPO Financeiro vem para auxiliar a gestão dessas demandas, alavancar o negócio e estar ligado às atividades empresariais.

O que é BPO Financeiro?

Business Process Outsourcing (BPO) é a terceirização da gestão de um determinado processo, no caso financeiro. Assim, em linhas gerais, é externalizar a gestão financeira de um empreendimento.

O BPO Financeiro assume a responsabilidade por toda ou parte da gestão financeira, envolvendo as obrigações tributárias e rotinas contábeis de um negócio, ponto importante quando se pensa em estratégias e tomadas de decisões seguras.

Quais são os serviços de um BPO Financeiro? 

No mundo dos negócios, cada empresa apresenta diferentes necessidades. Por esse motivo, um dos trabalhos do BPO Financeiro é entender quais serviços podem ser terceirizados. Além dessa função, podemos destacar também:

1. Conciliar todas as entradas e saídas do negócio;
2. Gerenciar pagamentos de fornecedores;
3. Agendar pagamentos para que o empreendedor autorize transações;
4. Elaborar o fluxo de caixa;
5. Gestão de indicadores;
6. Análise de crédito;
7.  Gestão de documentos

Qual é a diferença entre BPO, assessoria e consultoria? 

É importante diferenciar e saber o papel de cada um desses serviços que o BPO Financeiro realiza, visando compreender como cada um impacta o negócio. Veja a seguir as diferenças:

• BPO Financeiro: terceirização do modelo de negócio, influencia na estrutura financeira, física e cultura da empresa;
• Assessoria: é o auxílio técnico, normalmente, acompanhado de um determinado projeto de implementação até a conclusão, agindo dentro da proposta, mas sem grandes responsabilidades na tomada de decisão;
• Consultoria: é o aconselhamento na solução de problemas ou tomada de decisões. Dessa forma, o consultor orienta o empresário.

Quais são os métodos de trabalho de um BPO financeiro?

Como citado anteriormente, existe um método de trabalho do BPO Financeiro que é separado em etapas e entregas. Conheça quais são esses estágios e o que cada um deles entrega, gerando, assim, valor ao negócio do empreendedor.

Inicialização 

Nesta fase inicial, o prestador de serviço entra na vida contábil e financeira da empresa, entendendo os processos, todas as tarefas administrativas, além de visualizar o histórico de transformação do negócio.

Essa etapa deve acontecer somente após o contrato assinado, com risco de problemas quanto a conflito de interesses e segurança da informação.

O objetivo é compreender o contexto e propor mudanças no processo que respondam às expectativas e necessidades do empreendedor que admitiu o serviço.

Nessa etapa inicial, são definidas ferramentas, sistemas, métricas, controles, acompanhamento diário, mensal e anual, bem como relatórios gerenciais.

Manutenção da operação

Essa etapa atende às rotinas e como são executadas pelo parceiro, atendendo as obrigações burocráticas e legais, gerando informação estratégica para a tomada de decisão no negócio.

Em linhas gerais, o que é realizado nessa etapa, são fluxos contínuos de trabalho. Veja alguns:

• Controle de contas a pagar e receber;
• Agendamento de pagamentos;
• Emissão de notas fiscais e cobranças;
• Identificação, validação e armazenamento digital de documentos;
• Conciliação bancária;
• Elaboração do fluxo de caixa e demais demonstrações financeiras;
• Análise das informações gerenciais e indicadores.

Caso o prestador de serviço seja responsável também pela parte contábil, novas atividades são agregadas ao BPO Financeiro como:

• Certificação digital; 
• Emissão de NFs/mês;
• Fechamento contábil;
• Relatório de Impostos pagos;
• Análise de otimização tributária;
• Departamento pessoal;
• Relatórios gerenciais de contabilidade;
• Manutenção da operação.

Manutenção da operação

Nessa fase, o BPO Financeiro gera números atualizados em tempo real para que o empreendedor tenha confiança e segurança na tomada de decisão do negócio.

Nesse momento, é muito importante que o outsourcing, ou terceirização, tenha agilidade para que não haja risco ao processo.

Vantagens de ter um BPO financeiro

Uma das vantagens que o empreendedor tem ao terceirizar a gestão financeira é poder focar no que realmente importa para o seu negócio.

Dessa forma, o empresário deixa as burocracias financeiras com alguém que tem métricas e processos bem ordenados, conseguindo ter maior controle de todos os recebimentos, saídas, gestão inteligente e vencimentos.

Outro ponto interessante é que a opção traz menor custo trabalhista. 

Quais são os cuidados necessários para a operação de um BPO financeiro? 

É importante tomar todos os cuidados legais para ter melhor experiência e segurança jurídica em uma relação profissional. Veja alguns:

• Garantir a segurança dos dados da empresa por meio de uma ambiente único e integrado;
• Estipular um processo de comunicação claro e direto;
• Ser transparente nas informações não mesclando temas que não se relacionam;
• Criar processo de validação do fluxo financeiro em mais de um nível, garantindo a segurança dos valores em conta pessoa jurídica.

Como escolher um BPO financeiro? 

Veja quais são os passos para escolher um BPO:

Defina suas necessidades 

Algumas empresas precisam de um trabalho completo, incluindo a terceirização de toda a gestão financeira e até consultorias.

Já outras, optam por terceirizar apenas uma parte do trabalho.

Procure o parceiro certo

Seja criterioso ao avaliar um candidato para prestar o serviço de BPO Financeiro. Seu negócio irá passar a um terceiro uma parte sensível da empresa: as finanças.

O terceirizado deve atestar competência técnica e apresentar garantias de que seus dados estão seguros.

Avalie o suporte e treinamento

Cheque se a empresa tem profissionais dispostos a tirar dúvidas e oferecer informações sobre o status das operações.

Além disso, verifique também os canais de atendimento, via telefone ou outros meios, como aplicativos de mensagem, email ou até mesmo chat.

Participe do diagnóstico e implantação

É nessa etapa que o BPO terá todos os dados da empresa e é a partir daí que analisam a situação financeira e apresentam uma proposta de trabalho viável para o negócio.

Faça o acompanhamento

Concluindo o contrato de terceirização, agora o empresário terá tempo livre para dar atenção ao que realmente é importante para o seu negócio.

A partir de então, o empreendedor passará a ter acesso a relatórios e demonstrativos claros e de fácil entendimento, ganhando tempo para focar no seu core business.

Conclusão

Com a leitura do texto, pode-se concluir que a terceirização pode ser benéfica para a empresa, principalmente quando se trata de um setor tão burocrático como o financeiro.

Além disso, contratar uma equipe qualificada e especialista pode fazer toda a diferença na empresa, pois serão os responsáveis por manter a saúde financeira do negócio em dia.

Com o BPO Financeiro, a empresa terá maior segurança na gestão orçamentária e processos e métricas bem definidos com a rotina do negócio, podendo tomar decisões mais assertivas, baseando-se em dados estratégicos.