eSocial: o que é, como funciona e vantagens para as empresas

Com a intenção de facilitar o envio das obrigações acessórias, o governo criou o eSocial. 

Ele vem para simplificar e, ao mesmo tempo, evitar certas inconsistências quanto às informações dos trabalhadores.

Mas você sabe quais são os prazos eSocial? O que é o eSocial simplificado? Como funciona o portal eSocial? Qual é o cronograma eSocial? Quais obrigações acessórias ele substitui?

Neste artigo, responderemos todas essas perguntas e explicaremos sobre o eSocial.

O que é eSocial e para que serve?

O eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) foi instituído pelo Decreto nº 8373/2014. 

Ele é um sistema onde os empregadores comunicam ao Governo, de forma unificada, as informações relativas aos trabalhadores, como:

• Vínculos;
• Contribuições previdenciárias;
• Folha de pagamento;
• Comunicações de acidente de trabalho;
• Aviso prévio;
• Escriturações fiscais;
• Informações sobre o FGTS.

A transmissão eletrônica desses dados simplifica a prestação das informações referentes às obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, de forma a reduzir a burocracia para as empresas. 

O que é o eSocial simplificado? Por que ele foi criado?

Ele surgiu com o intuito de aumentar a fiscalização e, consequentemente, melhorar a formulação de políticas públicas do país.

Dessa forma, o cadastro unificado possibilitou a centralização de informações, o que, na prática, elimina uma infinidade de documentações físicas.

Portanto, o objetivo é simplificar a maneira de prestar as informações obrigatórias e, assim, diminuir a burocracia, sem a necessidade de ter que preencher e entregar declarações e formulários separadamente para cada órgão.

Os seguintes órgãos e entidades relacionados ao Governo Federal atuaram em conjunto para o estabelecimento do programa:

• Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB);
• Caixa Econômica Federal;
• Ministério do Trabalho;
• Instituto Nacional do Seguro Social (INSS).

Como funciona o eSocial?

O programa organizou os contribuintes por Grupos e as informações a serem enviadas por Eventos, o que foi mantido inclusive na versão Simplificada do eSocial, que teve início em 19 de julho de 2021.

Os Grupos foram enquadrados conforme faturamento, regime tributário simplificado, pessoas físicas e administração pública. Já os Eventos, se caracterizam como um conjunto de informações a serem prestadas, sendo eles divididos em: 

• Eventos de Tabela;
• Eventos Não Periódicos;
• Eventos Periódicos;
• Eventos de Saúde;
• Segurança do Trabalhador.

As informações lançadas no eSocial, através dos eventos, são classificadas em três tipos:

• Eventos Trabalhistas: admissão, alteração contratual, rescisão contratual.
• Folha de Pagamento: pagamento de salários, gratificações, comissões, horas extras, DSR.
• Outras informações tributárias, trabalhistas e previdenciárias: produção rural, atestados médicos ocupacionais.

Ainda está disponível o eSocial MEI e eSocial doméstica.

Obrigações acessórias substituídas pelo eSocial

As principais obrigações acessórias substituídas foram:

• GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
• CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT;
• RAIS – Relação Anual de Informações Sociais;
• LRE – Livro de Registro de Empregados;
• CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho;
• CD – Comunicação de Dispensa;
• CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social;
• PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário;
• DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
• DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
• QHT – Quadro de Horário e Trabalho;
• MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais Folha de Pagamento;
• GRF e GRRF – Guia de Recolhimento FGTS e a Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS;
• GPS – Guia da Previdência Social;
• FP – Folha de Pagamento.

Foto: Pixabay

Todas essas obrigações transmitidas em um único local, evitam inconsistências nos dados e informações duplicadas.

As principais vantagens do eSocial para empresas

Com o eSocial, os empregadores não precisarão enviar a mesma informação para órgãos diferentes. Com isso, reduz os custos e padroniza o recebimento dos dados.

Além disso, ele proporciona várias vantagens. Confira:

• Substitui à entrega de formulários e declarações;
• Maior eficiência dos processos;
• Simplicidade no envio e correção das informações;
• Maior segurança no armazenamento dos dados;
• Substituição de processos manuais por processos automatizados;
• Eliminação da transmissão da mesma informação para diversos órgãos do governo.
• Simplifica o cumprimento das obrigações;
• Garante os direitos previdenciários e trabalhistas;
• Amplia o controle e fiscalização sobre as empresas;
• Maior agilidade na concessão de direitos trabalhistas e previdenciários.

Qual é o momento certo de usar o eSocial?

O eSocial é uma realidade que está presente na vida das empresas já faz algum tempo. 

Por isso, é recomendado que todas as empresas já estejam se preparando desde antes da sua implantação.

Pois, o melhor é nunca deixar para a última hora e já ir fazendo o treinamento com a equipe e verificar como é o funcionamento do programa. Assim, você evita surpresas quando realmente precisar utilizá-lo.

Como se preparar para o eSocial?

O eSocial foi organizado para ser implementado em etapas e para permitir que as empresas pudessem se adequar.

Por isso, para se preparar para ele, é necessário organizar toda a documentação dos colaboradores e da organização com antecedência.

Além disso, é importante manter contato com a pessoa responsável pelas obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas.

Vale ressaltar também que é importante a empresa ter um certificado digital para agilizar os processos e as assinaturas.

Cronograma eSocial 2022

Ele é obrigatório desde 08 de janeiro de 2018 e para facilitar a implantação foram criados grupos e fases.

• Grupo 1 – Empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões.
• Grupo 2 – Entidades empresariais com faturamento no ano de 2016 de até R$ 78.000.000,00 (setenta e oito milhões) e que não sejam optantes pelo Simples Nacional.
• Grupo 3 – Pessoas Jurídicas – empregadores optantes pelo Simples Nacional e entidades sem fins lucrativos.
• Grupo 3 – Empregadores pessoa física (exceto doméstico), produtor rural PF.
• Grupo 4 – Órgãos públicos e organizações internacionais.

O cronograma completo você encontra no site do e-Social e as datas de implantação com a tabela eSocial.

Acesse o nosso blog e leia mais conteúdos sobre e-Social 

Foto: Pixabay

Conclusão

O eSocial é um grande avanço que surgiu para facilitar o acesso às informações trabalhistas de maneira unificada e rápida. 

E, além disso, evita procedimentos demorados ou vasta documentação física, aspectos que contribuem para a otimização de tempo e automação de processos.